Bistvene prednosti uporabe sistema:
Dostop do dokumentov je hiter in enostaven, saj je vsa dokumentacija dostopna preko lokalnega omrežja ali Interneta, s tem pa je omogočen dostop od koderkoli in kadarkoli. Dokumenti so dostopni v zelo kratkem času, hkrati lahko do istega dokumenta dostopa več uporabnikov.
- Boljši nadzor in večja varnost
S sistemom docuMentis je poskrbljeno za varnost pred nepooblaščenim dostopom, saj dodeljene pravice za delo z dokumenti omogočajo dostop do posamezne vrste dokumentov le pooblaščenim uporabnikom. Večja je tudi varnost pred izgubo podatkov, saj se le-ta prepreči s shranjevanjem kopij na različnih elektronskih medijih, na različnih lokacijah. Ni več strahu nad izgubo originalov, v požaru, poplavah…
- Povečana produktivnost in kvaliteta dela
Večja produktivnost zaposlenih, saj za iskanje in upravljanje z dokumenti porabijo manj časa.
Za vsak dokument je vzpostavljena popolna sledljivost, saj se v vsakem trenutku vidijo seznami dostopov ter vseh akcij, ki se zgodijo na posameznem dokumentu.
Zmanjša se poraba papirja, manj je kopij dokumentov. Prihranek na zmanjšanju arhivskega prostora ter bistven prihranek časa, saj ni več dolgotrajnih postopkov urejanja papirjev, shranjevanja in iskanja.
Sistem je neodvisen od orodij, ki jih pri delu uporablja naročnik in omogoča široko paleto povezljivosti z različnimi orodji. |