Veliko podjetij ima težave pri spremljanju naročil, še bolj pa pri spremljanju predvidenih oz. porabljenih sredstev. Sistem docuMentis ponuja rešitev za optimizacijo in racionalizacijo nabavnega procesa.
Delovanje rešitve:
Na podlagi predhodnega vnosa predvidenih sredstev za tekoče leto se vrednostno spremljajo predvidena oz. že porabljena sredstva. Sam postopek nabavnega procesa se začne z vnosom elektronske naročilnice. Elektronsko naročilnico lahko vnaša ena oz. več oseb, odvisno od organizacije v podjetju. Izpolnjena naročilnica gre v potrditev odgovorni osebi, ki poleg slike naročila lahko spremlja tudi trenutno in predvideno porabo za blago, ki se želi naročiti. Odgovorna oseba ima možnost potrditve ali zavrnitve naročila. V primeru zavrnitve gre naročilnica z vzrokom zavrnitve k osebi, ki je naročilnico vnesla. Glede na vzrok zavrnitve se naročilnica stornira ali popravi in pošlje ponovno v potrditev. V primeru potrditve se na naročilnico doda podpis odgovorne osebe ter pošlje odgovornemu za izvedbo naročila. Ko je naročilo izvedeno, se naročilnica nahaja pri osebi odgovorni za prevzem blaga. S prevzemom blaga se naročilnica lahko delno ali v celoti zapre. V računovodstvu se prejeti račun primerja z naročilnico. Če vrednost računa ustreza vrednosti naročilnice, se ta avtomatsko likvidira, v nasprotnem primeru se račun pošlje v likvidacijo odgovorni osebi.
Prednosti uporabe:
- Sprotno sledenje predvidenih in porabljenih sredstev,
- Elektronski delovni tok naročila, od vnosa do naročanja,
- Sledenje delno zaprtim naročilom,
- Elektronski arhiv naročilnic in povezava z drugo nabavno dokumentacijo (Prevzem, Dobavnica, Prejeti račun,..).
Glavni cilj rešitve:
- Elektronska komunikacija namesto papirne,
- Hitrejši dostop in odlična preglednost,
- Prihranek časa in materiala,
|