Vodenje in spremljanje naročil  
Veliko podjetij ima težave pri spremljanju naročil, še bolj pa pri spremljanju predvidenih oz. porabljenih sredstev. Sistem docuMentis ponuja rešitev za optimizacijo in racionalizacijo nabavnega procesa.

Delovanje rešitve:

Na podlagi predhodnega vnosa predvidenih sredstev za tekoče leto se vrednostno spremljajo predvidena oz. že porabljena sredstva. Sam postopek nabavnega procesa se začne z vnosom elektronske naročilnice. Elektronsko naročilnico lahko vnaša ena oz. več oseb, odvisno od organizacije v podjetju. Izpolnjena naročilnica gre v potrditev odgovorni osebi, ki poleg slike naročila lahko spremlja tudi trenutno in predvideno porabo za blago, ki se želi naročiti. Odgovorna oseba ima možnost potrditve ali zavrnitve naročila. V primeru zavrnitve gre naročilnica z vzrokom zavrnitve k osebi, ki je naročilnico vnesla. Glede na vzrok zavrnitve se naročilnica stornira ali popravi in pošlje ponovno v potrditev. V primeru potrditve se na naročilnico doda podpis odgovorne osebe ter pošlje odgovornemu za izvedbo naročila. Ko je naročilo izvedeno, se naročilnica nahaja pri osebi odgovorni za prevzem blaga. S prevzemom blaga se naročilnica lahko delno ali v celoti zapre. V računovodstvu se prejeti račun primerja z naročilnico. Če vrednost računa ustreza vrednosti naročilnice, se ta avtomatsko likvidira, v nasprotnem primeru se račun pošlje v likvidacijo odgovorni osebi.

Prednosti uporabe:
  • Sprotno sledenje predvidenih in porabljenih sredstev,
  • Elektronski delovni tok naročila, od vnosa do naročanja,
  • Sledenje delno zaprtim naročilom,
  • Elektronski arhiv naročilnic in povezava z drugo nabavno dokumentacijo (Prevzem, Dobavnica, Prejeti račun,..).

Glavni cilj rešitve:
  • Elektronska komunikacija namesto papirne,
  • Hitrejši dostop in odlična preglednost,
  • Prihranek časa in materiala,

Copyright 2014 - Mentis d.o.o Pogoji uporabe