Plačno-kadrovska dokumentacija  
Plačno - kadrovska dokumentacija vključuje raznovrstne podatke o zaposlenih, pogodbe o zaposlitvi, sklepe, odločbe, podatke o izobraževanjih, plačilne liste, ipd. Evidence so obsežne in vsebujejo zaupne osebne ter poslovno pomembne podatke. Obseg dokumentacije se povečuje s številom zaposlenih in s starostjo samega podjetja. Hkrati pa je potrebno to dokumentacijo hraniti trajno in zaradi same zaupnosti  podatkov tudi pod strožjimi pogoji.

Delovanje rešitve:

Rešitev omogoča zajem in hrambo dokumentov v elektronskem arhivu ter varen in nadzorovan dostop do dokumentov. Dokumenti so v arhivu klasificirani in opremljeni z metapodatki, ki omogočajo kvalitetno iskanje želene dokumentacije. Omogočeno je iskanje dokumentacije na različne načine, najbolj pogosto pa je iskanje  po nazivu delavca. S tem se lahko le v nekaj sekundah zbere vsa dokumentacija, ki se nanaša na posameznega delavca. Poleg hitrega in enostavnega iskanja dokumentacije, omogoča rešitev tudi sledenje določenim rokom, ki so vezani na dokumentacijo. Primer takšne dokumentacije je pogodba o zaposlitvi, kjer je potrebno veliko pozornost posvečati poteku pogodb za določen čas. Pravočasno je potrebno pogodbo podaljšati oz. delavca obvestiti o prekinitvi delovnega razmerja. Rešitev omogoča avtomatsko in pravočasno obveščanje odgovorne osebe o poteku teh rokov.
Ena izmed funkcionalnosti rešitve je tudi avtomatski masovni zajem tiskane dokumentacije. Takšen primer je plačilna lista, kjer sistem dokumente avtomatsko zajame, jih pretvori v obliko za dolgoročno hrambo, opremi z metapodatki in shrani v arhiv. Tako se lahko npr. 1000 plačilnih list shrani v arhiv le v nekaj minutah.   


Prednosti:
  • Kvalitetnejše poslovanje,
  • Hiter, varen in nadzorovan dostop do dokumentacije,
  • Enostavno in kvalitetno iskanje ter enostavnejše posredovanje vsebin,
  • Nižji stroški poslovanja (manjša poraba pisarniškega materiala, ni potreben nakup železnih omar, …)

Copyright 2014 - Mentis d.o.o Pogoji uporabe