Elektronska likvidacija računov  
Vsak prejeti račun, ki prispe v podjetje ima določen življenjski cikel in prepotuje določeno pot od prejema, njegove odobritve do arhiva. Odobritev računa je eden izmed najpogostejši procesov v podjetju, ki se odvija vsak dan in v večini podjetij še vedno poteka po klasični poti. To pomeni, da se prejeti računi fizično prenašajo med oddelki v potrditev ali zavrnitev odgovornim osebam. Tak način lahko vzame veliko časa, odvisno od organiziranosti in velikosti podjetja ter od prisotnosti odgovornih za njegovo odobritev na svojih delovnih mestih. Poleg tega se pogosto zgodi, da je račun poslan napačni osebi ali da se na svoji poti celo izgubi. Pri tem postopku tudi ni nobenega nadzora nad tem, kje se določen račun dejansko nahaja.

Sistem docuMentis omogoča avtomatizacijo tega procesa z elektronskim delovnim tokom, ki celoten proces poenostavi in optimizira. Proces elektronske obdelave se lahko prilagodi zahtevam uporabnikov.


Pozitivni učinki elektronske odobritve računov:
  • Računi se na vhodu v podjetje pretvorijo v elektronsko obliko in se vključno s prilogami, elektronskim spremnim listom ter celotno zgodovino potrjevanja hranijo v elektronskem arhivu,
  • Na osnovi predhodno določenih parametrov (stroškovna mesta, konti) se računi avtomatsko razdelijo odgovornim osebam in napake pri izbiri odgovornih za potrditev niso več možne,
  • Zagotovljena je sledljivost, saj je v vsakem trenutku razvidno, kje se prejeti računi nahajajo in koliko časa,
  • Učinkovita organizacija dela, saj je elektronski dokument istočasno dostopen vsem, ki ga potrebujejo,
  • Povečana produktivnost in kvaliteta dela – skrajšan čas iskanja dokumentov,
  • Logična povezava dokumentov (račun- spremna dokumentacija),
  • Direkten dostop pooblaščenih oseb do arhiva računov,
  • Prihranek na arhivskem prostoru,
  • Prihranek pri delovnih urah ključnih zaposlenih vpletenih v potrjevanje računov, saj elektronski proces razbremeni in olajša njihovo delo, s čimer se lahko bolj osredotočijo na pomembnejša dela,
  • Izboljšani pogoji za odločanje.
Diagram elektronske obdelave prejetih računov

Copyright 2014 - Mentis d.o.o Pogoji uporabe