Zajem papirnih dokumentov se vrši s procesom digitalizacije, s katerim se gradivo izvirno nastalo v fizični obliki, pretvori v elektronsko obliko. Orodje za digitalizacijo omogoča tudi uvoz slik, ki so bile digitalizirane z drugimi orodji. Omogočena sta dva načina zajema papirnih dokumentov:
- Sprotni zajem - kjer se vsak dokument digitalizira posebej, opremi z atributi in shrani v sistem
- Paketni – masovni zajem z avtomatiziranim kreiranjem enega ali več atributov; npr. s pomočjo črtne kode
Ko so dokumenti digitalizirani se iz njih pridobi določene podatke in jih evidentira v sistem. Ti podatki nosijo informacijo o dokumentu, ki je potrebna za poznejše iskanje in pregledovanje dokumenta v arhivu. Vnos teh podatkov je omogočen na več načinov:
- s tehnologijo OCR
- z barkodo
- ročno,
- s povezavo z bazo.
|