docuMentis sestavljajo uporabniški moduli, moduli za zajem dokumentacije ter administrativni moduli. Sistem deluje kot spletna aplikacija s spletnimi servisi - client-server aplikacija. Določeni moduli za zajem in administracijo sistema so namizne aplikacije, ki se namestijo lokalno glede na potrebe uporabnika. Podatki se nahajajo v podatkovni zbirki in datotečnem strežniku.
Z docuMentisom je omogočeno:
- Urejanje uporabniških pravic in vlog,
- Izdelava in vzdrževanje klasifikacijskega načrta,
- Zajem in pretvorba dokumentov,
- Avtomatsko shranjevanje različic (verzij dokumentov),
- Prevzem/Predaja dokumenta (Check out/Check in),
- Sledenje (revizijska sled) vsem dogodkom v življenjskem ciklu dokumenta,
- Urejanje in nadzor delovnih procesov dokumentov,
- Varen in hiter dostop do dokumentov,
- Raznovrstni načini iskanja posameznih in med seboj povezanih dokumentov,
- Urejanje, hranjenje in skupinska uporaba elektronske pošte,
- Oblikovanje, distribucija, izpolnjevanje in zbiranje elektronskih obrazcev,
- Urejanje enotne politike uporabe digitalnih certifikatov,
- Dodeljevanje (signiranje) dokumentov,
- Obvladovanje naročilnic v elektronski obliki ter sprotno spremljanje porabe,
- Ureditev fizičnega arhiva,
- Varen in z zakonodajo usklajen arhiv dokumentov.
|